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Tipps zum Onboarding internationaler Wissenschaftler*innen für Sekretariate

Das Onboarding von internationalen Mitarbeiter*innen und Gästen ist oft kompliziert und zeitaufwendig. Was gibt es dabei zu beachten, welche Dokumente brauchen internationale Gäste zur Einreise und wieviel Vorlauf braucht es damit der Start an der HHU pünktlich beginnen kann? Wir haben für Sie ein paar wichtige Informationen zum Onboarding zusammengestellt. Bitte weisen Sie Ihre internationalen Gäste auch auf die Informationsseiten des Welcome-Centers hin.

Das Welcome-Center unterstützt Ihre internationalen Mitarbeiter*innen und Gäste gerne bei allen admistrativen Belangen des Forschungsaufenthaltes an der HHU. Dies umfasst u.a. die Unterstützung bei der Beantragung des Visums, der Wohnungssuche, Fragen zu Versicherungen und der Unterstützung bei Behördengängen nach der Ankunft.

Da Visa-Angelegenheiten und die Wohnraumsuche oft langwierig sind,  weisen Sie Ihre int. Mitarbeiter*innen und Gäste bitte so früh wie möglich (am besten 3 Monate vor Beginn an der HHU) auf die Services des Welcome-Centers hin. Die Wissenschaftler*innen können sich einfach selber online bei unserem Welcome Service anmelden:
www.juno.hhu.de/en/welcomeservice

Seit dem 25.09.23 müssen alle Gastwissenschaftler*innen , die an die nichtmedizinischen Institute und Einrichtungen der HHU kommen registriert und exportkontrollrechtlich überprüft werden. Die Registrierung muss von den gastgebenden Instituten vorgenommen werden.

Unter folgenden Intranet-Seiten finden Sie:

Gastwissenshaftler*innen sind Personen, die:

  • sich auf Einladung eines wissenschaftlichen Gastgebenden für eine begrenzte Zeit an der HHU aufhalten

  • während ihres Aufenthalts wissenschaftlich tätig sind

  • in keinem Beschäftigungsverhältnis zur HHU stehen 

  • nicht Lehrbeauftragten an der HHU sind

  • mindestens den akademischen Status Doktorand innehaben

Eine Registrierung ist in folgenden Fällen nicht nötig:

  • bei Kurzaufenthalten ohne Zugriff auf die IT-Systeme der HHU, z.B. Tagungen, (Fach-) Vorträge und Workshop

Bei Fragen zur Registrierung und exportkontrollrechtlichen Prüfung wenden Sie sich bitte an:

 

Internationale Wissenschaftler*innen aus Nicht-EU Staaten benötigen ggf. ein Visum zur Einreise nach Deutschland. Die Erteilung eines Visum kann je nach Herkunftsland zwischen 1 - 6 Monate dauern. Daher ist es wichtig, dass die Wissenschaftler*innen, die für die Visa-Erteilung benötigten Dokumente schnellst möglich erhalten:

  • Einladungsschreiben des Instituts: Muster-Einladungsschreiben
  • Aufnahmevereinbarung :
    • für Wissenschaftler*innen (Promovierende, Postdocs, Professoren) mit Arbeitsvertrag unterzeichnet die Personalabteilung die Aufnahmevereinbarung. Füllen Sie die Aufnahmevereinbarung aus und schicken Sie sie gemeinsam mit dem Einstellungsantrag an die
    • für promovierte Wissenschaftler*innen mit Stipendium und Gastdoktorand*innen, die an die nichtmedizinischen  Institute der HHU kommen, unterzeichnet das Welcome-Center (JUNO) die Aufnahmevereinbarung. Füllen Sie die HHU Aufnahmevereinbarung aus und schicken Sie sie an das .
    • für promovierte Wissenschaftler*innen mit Stipendium und Gastdoktorand*innen, die an die medizinischen  Institute des UKD kommen, unterzeichnet die Personalabteilung des UKD die UKD Aufnahmevereinbarungen.
    • Promovierende mit Stipendium benötigen keine Aufnahmevereinbarung.

Zur Einstellung von wiss. Mitarbeiter*innen mit einem Hochschulabschluss aus dem nicht-europäischen Ausland muss nachgewiesen werden, dass der Hochschulabschluss (Bachelor- oder Masterabschluss)  mit einem deutschen Abschluss vergleichbar ist. Hierzu muss die Universität des  entsprechenden Abschlusses in der Anabin-Datenbank mit H+ und der spezifische Abschluss mit "Entspricht" aufgeführt sein. Bitte senden Sie den Auszug aus der Anabin-Datenbank direkt mit dem Einstellungsantrag an die Personalabteilung.

Sollte der entsprechende Abschluss nicht in der Anabin-Datenbank aufgeführt sein, muss der /die einzustellende Mitarbeiter*in den Abschluss bei der Zentralstelle für ausländische Bildungswesen anerkennen lassen. Bitte weisen Sie rechtzeitig daraufhin, da eine Anerkennnung durch die ZAB mehrere Wochen dauern kann.

Sollten Sie Unterstützung bei der Überprüfung der Zeugnisse benötigen, können Sie uns gerne kontaktieren:

Für Gastwissenschaftler*innen erhalten die Uni-Kennung automatisch nach erfolgreicher Registrierung im Gästeportal der HHU. Die Registrierung im Gästeportal muss durch das gastgebende Institut erfolgen: Gästeportal der HHU

Die initiale Aktivierung  können die Gäste dann über die Webschnittstelle des IDM online vornehmen.

Medizinische Institute kontaktieren bitte das Studiendekanat der Medizinischen Fakultät.

Services die mit Uni-Kennung genutzt werden können:

  • Zugang zum W-LAN der Universität
  • Email-Adresse der HHU
  • Anmeldung im HIS-LSF
  • Anmeldung beim VPN-Server

Für ausführlichere Informationen besuchen Sie die Seiten des ZIM.

Eingeschriebene Promovierende: erhalten die Uni-Kennung automatisch bei der Einschreibung als Promotionsstudent*in zusammen mit Ihrem Studierendenausweis.

Mitarbeiter*innen: erhalten die Uni-Kennung bei Dienstantritt in einem persönlichem Brief an die Beschäftigungsstelle.

Zugang zur ULB: Die Uni-Kennung und das dazugehörige Passwort sind nicht identisch mit den Zugangsdaten für die Benutzerkonten der Universitäts- und Landesbibliothek (ULB). Es muss zuerst eine Mitgliedskarte für die ULB beantragt werden. Informationen dazu finden Sie hier.

Promovierende mit internationalen Master- oder Bachelorabschüssen müssen diese ggf. vor der Zulassung zur Promotion vom Promotionsbüro anerkennen lassen. Da das Anerkennungsverfahren oft zeitaufwendig ist, sollten sich internationale Promovierende bereits vor der Ankunft mit dem Promotionsbüro in Verbindung setzten. Hier finden Sie die Konatktdaten und Informationen zum Anerkennungsverfahren der verschiedenen Promotionsbüros:

Weitere Hinweise zur Promotion an der HHU finden Sie hier.

Internationale Gastdoktorand*innen die keinen Abschluss an der HHU anstreben, können sich für max. zwei Semester an der HHU einschreiben. Hierfür konatktieren Sie bitte das

 

Hinweise und hilfreiche Links zur Wohungssuche in Düsseldorf und Umgebung finden Sie hier.

Das Welcome-Center unterstützt internationale Mitarbeiter*innen und Gäste gerne bei der Wohnungssuche. Hierfür können sich die Gäste bei unserem Welcome Service registrieren.
Flyer zum Download

Registrierung beim Bürgerbüro:

Nach der Ankunft müssen  sich int. Mitarbeiter*innen oder Gäste, die sich länger als 3 Monate in Deutschland aufhalten beim Bürgerbüro registrieren.  Bei Aufenthalten unter 3 Monaten ist eine Registrierung beim Bürgerbüro nicht erforderlich.

Verlängerung des Aufenthaltstitels:

Zur Verlängerung des Aufenthaltstitels müssen int. Wissenschaftler*innen einen Antrag bei der Ausländerbehörde stellen. Das Welcome-Center unterstützt  hierbei gerne. Die Wissenschaftler*innen können sich dazu beim Welcome-Center für den Welcome Service registrieren.

 

 

Weitere Informationen zu allen administrativen Dingen "Nach der Ankunft" finden Sie hier.

Krankenversicherung:

Jeder, der in Deutschland gemeldet ist (Meldepflicht besteht bei Aufenthalten von mehr als 3 Monaten) ist krankenversicherungspflichtig. Welche Krankenversicherung die richtige ist, hängt dabei vom Status der int. Gäste und der Finanzierung des Aufenthalts ab. Das Welcome-Center berät Ihre internationalen Gäste dazu gerne. Weiter Informationen dazu finden Sie hier.

Weitere Versicherungsempfehlungen:

Internationale Mitarbeiter*innen und Gäste sollten bei längeren Aufenthalten in Deutschland unbedingt auf die Möglichkeit von folgenden Versicherungen hingewiesen werden, um finanzielle Notlagen bei Schadens- und Streitfällen zu vermeiden.

  • Haftpflichtversicherungen
  • Hausratsversicherungen
  • Rechtschutzversicherungen

Haft- und Hausratsversicherungen werden häufig auch von Vermieter*innen beim Abschluss von Mietverträgen verlangt.

Weiter Informationen zu Sozialversicherungen und optionalen Versicherungen findne Sie auch auf den Seiten von EURAXESS Germany.

Verantwortlichkeit: