Hinweise zu Siegeln

Auf dem folgenden Seiten werden die an der HHU bestehenden Regelungen rund um das Siegeln von Urkunden zusammengefasst dargestellt.

Bitte wenden Sie sich mit Fragen und Anregungen jederzeit gerne an das Justitiariat.

An der HHU wird das Landessiegel verwendet. Die Einzelheiten der Verwendung unterliegen relativ engen rechtlichen Vorgaben, die zum Teil aus dem Landesrecht stammen wie auch durch unsere Grundordnung geregelt sind. Die wesentlichen Details der Verwendung finden Sie in der zugehörigen Dienstanweisung.

Dabei findet das Siegel fast ausschließlich in Form des Stempels Verwendung.

Siegel werden bei der Erstellung besonders wichtiger Urkunden und sonstiger Dokumente verwendet. Dokumente sind grundsätzlich auch ohne Siegelabdruck gültig, sofern nicht deren Siegelung gesetzlich besonders vorgeschrieben ist. Das Siegeln von Dokumenten soll besonders deutlich machen, dass das Dokument tatsächlich von einer öffentlichen Stelle ausgestellt worden ist. Grundsätzlich ist es nicht erforderlich, Studien- oder Teilnahmebescheinigungen zu siegeln. Diese werden durch die Prüfungsämter der HHU auch ohne Siegel anerkannt. Im innerdienstlichen Schriftverkehr sollen Dokumente generell nicht gesiegelt werden.

Daneben dient das Siegel an der HHU vor allem der amtlichen Beglaubigung von Dokumenten. Bei der Beglaubigung müssen eine Reihe von gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Diese werden hier und in der Dienstanweisung näher beschrieben. Die Dienstanweisung finden Sie auch auf dieser Seite.

Instituts- oder Fakultätssiegel sind gesetzlich nicht zulässig, auch Fantasiesiegel dürfen nicht verwendet werden. Wegen der bestehenden Verwechslungsgefahr dürfen auch sonstige Stempel mit runder Form nicht verwendet werden.

Selbstverständlich dürfen Siegel nur zu dienstlichen Zwecken verwendet werden.

Siegelführung

Alle Siegel werden zentral durch das Justitiariat verwaltet. Das Justitiariat prüft regelmäßig, ob alle ausgegebenen Siegel noch vorhanden sind und ob diese noch Verwendung finden. Ungenutzte Siegel werden eingezogen.

Alle Siegel sind durchlaufend nummeriert. Siegelführende Einrichtungen der HHU unterliegen besonderen Verpflichtungen in Bezug auf Verwendung, Aufbewahrung und administrativen Aufgaben. Diese entnehmen Sie bitte im Detail der Dienstanweisung.

Ausgabe neuer und Ersatz verbrauchter Siegel

Das Justitiariat besorgt die Ausgabe neuer und den Ersatz verbrauchter, defekter oder verloren gegangener Siegel. 

Die hierfür festgelegten Schritte sind unbedingt zu beachten! Eine Beschaffung, Benutzung und Verwahrung von Siegeln unter Umgehung dieser Auflagen und Vorschriften stellt ein Dienstvergehen dar, und muss zur Sicherung der Glaubwüdigkeit und der Aussagekraft von Siegeln der HHU entsprechend verfolgt werden.

Sollte Ihr Siegel nicht mehr benutzbar sein, geben Sie es dem Justitiariat zum Austausch gegen ein neues Siegel zurück. Keinesfalls dürfen alte Siegel entsorgt werden! Siegel, deren Verbleib nicht lückenlos dokumentiert sind, müssen durch das Justitiariat eingezogen und in einem formellen Verfahren kraftlos erklärt werden.

Verlust von Siegeln

Bemerken Sie den Verlust von Siegeln, zeigen Sie dies bitte sofort dem Justitiariat der ZUV an. Dabei ist unerheblich, ob das Siegel verlegt, verloren oder entwendet wurde. Bitte kontaktieren Sie uns telefonisch oder per Mail und geben Sie dabei an, wann und durch wen das Siegel zuletzt benutzt wurde und wann und durch wenn der Verlust des Siegels bemerkt wurde.

Verloren gegangene Siegel werden durch das Justitiariat in den Amtlichen Bekanntmachungen veröffentlicht und dürfen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr anerkannt werden. Kosten entstehen durch die Veröffentlichung ("Kraftloserklärung") nicht.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Zweifeln vor weiterem zunächst an das Justitiariat.